KOQIX Submissions & Rules

MAIN PARTECIPATION RULES

Projects submitted must be the original work of the participant, not ended before January 01/2011
It is possible to submit more than one project, but each project requires the submission fee.
All films in any different language from English must necessarily be subtitled, in English. An exception will be admitted for films in Italian, which don’t need to be subtitled.
By submitting the film to KOQIX festival you confirm to own the rights of the film.
After the official selection all the finalists will compete in the contest.
3rd edition of KOQIX festival submission  will be possible from April 22 2019 to April 01 - 2020 on our Filmfreeway online platforms.
3rd edition of KOQIX festival reserves the right to make any necessary changes to the final event.
Rates for submission are not refundable.
Complete rules and conditions are here below shown.

MATERIALS AND RIGHTS

The films submitted to the contest will remain in the files of the Festival and the video archive of the Cultural Association Systemout. The works will not be  commercially exploited. Before any other different use, the authors will be contacted for receiving their agreement. Systemout Association is taking reasonable security precaution to protect the copyright of the film submitted to the Festival.

ADMITTED CAREGORIES

Short films:
For films lasting between 1 and 59 min.

Feature films:
For films lasting at least 60 min.

 
Projects must be submitted online using the dedicated platforms:

AWARDS

To enter the official selection of KOQIX festival , movies will be subjected to the vision of an internal jury of the festival.
The selected movies will access the official competition. There will be prizes for the best short film and the best feature film.
The winners of each categories will be chosen by a Jury who will view films during the festival, and will vote for: subject, script, direction, photography, acting.

All decisions regarding the winners are final and irrefutable.

SUBMIT YOUR FILM


Before listing your movie to 3rd KOQIX INDIE FEST festival, Read Carefully and understand the rules and conditions

The participation to the Festival implies the respect of the following rules:

Art. 1  The 3rd edition of KOQIX INDIE FEST festival is an independent cinema festival open to any form of artistic expression.

Two  films categories can  be submitted  to the Festival:

  • Short films: films with a running time from 1 to 59 minutes;
  • Feature films: films with a running time of 60 minutes or more.

Submitted films should be an original work of the contestant and should have been completed after January 1 2011.
Films dealing with all themes are allowed to the festival, with the only exception of advertising and pornographic, or themes in contravention of the provisions of the Italian law.
Films in any different language from English must be subtitled in English. Films in Spanish and Italian are allowed not to have subtitles.

Art. 2 – The contestants, when submitting the film, guarantee that they have full rights to present it and engage themselves to hold harmless the Systemout Association for any fact linked to the possession  or diffusion  of  content of the same under the conditions of the terms and rules of this document.
Films must be compulsorily submitted on the online platforms Filmfreeway , and, if applicable, by the simultaneous festival fee payment.
The Systemout Association has the right to exclude from the festival any film that is judged, at its sole discretion, not compliant with its ethical code or to the provisions of applicable law. In case of exclusion, the festival fee that has already been paid will not be reimbursed.

Art. 3 –   The 3rd edition of KOQIX INDIE FEST festival enrolling standard fee is 13$ (USD) for short film and 14$ (USD) for feature film. Additional films can be submitted under the payment of an additional 14/15$ (USD) fee for each of them.
The payment of the festival’s submission fee implies the acceptance of the terms and rules defined in this document and your association, after approval , to the Systemout Association until December 31 of current solar year, as an affiliated member without vote right, as defined in Art. 4 and Art. 5 of the association Bylaw. With the payment of the submission fee, the contestant declares to accept without reservations and exceptions the Association Bylaw, the Code of Ethics and Role book that my be requested on the Association official website (www.systemout.org).

Art. 4 – The films submitted to the 3rd edition of KOQIX INDIE FEST festival will remain in the files of the Systemout Association, which will not share them without previous agreement with the contestant and except to the provisions that are described in the Art. 5 and Art. 6 of the present document. The contestant’s personal information will be managed for two year in accordance with the rules defined European Law (UE 2016/679) concerning the privacy code, according to which the personal identification data will be processed only for the purposes indicated in this regulation. Each subject has the right to request in writing (info@systemout.org)  the correction, updating or cancellation of his / her personal data. The data controller is the Systemout Association in the person of its legal representative Sig. Mauro Russo. By submitting a film to the KOQIX festival. The contestant agrees to receive from the Systemout Association information concerning the activities of the Association by email.

Art. 5 – By submitting a film to the 3rd edition of KOQIX INDIE FEST festival, the contestant allows the Systemout Association to make available to the public the submitted film data sheets. These ones are created when using the most relevant film characteristics that are communicated by the contestant during the submission of the film on the web platforms.
The above-mentioned film data sheets could also be available on the websites and social networks areas (pages and groups) managed by the Association.
In the case in which the Festival includes a public exhibition of the selected or awarded films, the contestant, when submitting the film, also grants the Association the free right to show it during the Festival events. In case of public projection, the contestant will provide the Association with additional film and personal information to comply with the administrative provisions in force. The contestant will communicate the above information by using a form that will be provided to him/her for the purpose.

Art. 6 – Submissions to the 3rd edition of KOQIX INDIE FEST festival will open on April 22 - 2019 and will close on April  01 - 2020. They will be performed by using the above-mentioned web platforms.
By April 10 - 2020, the submitted films will be selected by a qualified jury who, at its sole discretion, will define the list of finalists for the categories defined below:
The selected film sheets will be available on the official website www.filmfestivalevent.com, as defined in Art. 5.
The festival jury will also define, at its sole discretion, the winners of the festival categories. The names of the winners will be announced on the festival website www.filmfestivalevent.com, on the social networks of the festival (Facebook and Instagram) and to the winners’ email address that are communicated at the time of the film submission.

Art. 7 – The 3rd edition of KOQIX INDIE FEST festival final event will be a public event in the historical downtown of Turin, including the  awarding and projection of the winning films and ideally other with special characteristics.
The awarded contestants, the public and specialized press are all invited to the live event. The Association cannot engage itself in any reimbursing for trips and stay of the invited to the event.
This document, for contestants’ convenience, is a non-binding translation of the official terms and conditions issued in the Italian language; in case of litigation, the official text is the original in Italian language .


Regole e Termini di partecipazione alla 3° edizione del KOQIX INDIE FEST festival

Art. 1  KOQIX INDIE FEST è un festival  di cinema  indipendente che mira a dare spazio ad ogni tipo di linguaggio.

Al festival  possono partecipare le  opere cinematografiche:

  • Cortometraggi: film con durata compresa tra 1 e 59 minuti.
  • Lungometraggi: film della durata minima di 60 minuti.

I film  che vengono iscritti devono essere opera originale del partecipante. La loro realizzazione   deve essere stata terminata dopo il 1° Gennaio 2011.
Sono ammessi film  di tutti i generi, ad esclusione di quelli a contenuto  pubblicitario,  pornografico o contravvenente alle disposizioni di legge italiane. Tutti i film in una qualsiasi lingua diversa dall’inglese devono avere obbligatoriamente i sottotitoli in inglese. Viene fatta eccezione per  i film in lingua italiana per i quali i sottotitoli non sono necessari.

Art. 2    Il partecipante  con la presentazione  dei film garantisce di possedere il pieno  diritto a  poterli presentare e si assume tutte le responsabilità  sulla presentazione e  sul loro contenuto  manlevando l’associazione da ogni responsabilità per i  possesso o la diffusione delle medesime nei casi previsti dal seguente regolamento;
I film   devono essere presentati esclusivamente  attraverso la piattaforma on line:   Filmfreeway, contemporaneamente al versamento, quando previsto, sulle medesime piattaforme della relativa quota di iscrizione.
L’associazione a suo insindacabile giudizio  si riserva  di escludere dalla partecipazione al festival  e/o respingere    opere  che contravvengono  a  leggi vigenti   o  ai principi etici della medesima , in tal caso  la quota di partecipazione già versata non  potrà essere  rimborsata.

Art . 3 La quota di  partecipazione standard al festival KOQIX INDIE FEST  è di  Dollari (USA) 14 per i cortometraggi e di Dollari (USA) 15  e permette la partecipazione di un film. È possibile iscrivere più di un film , ma ognuno di essi  comporta  il pagamento della relativa  quota di partecipazione.
Il versamento della quota di partecipazione al festival  implica esplicitamente: l’accettazione del regolamento del festival , ovvero il presente documento, come pure ,previa accettazione,  l'associazione  fino al 31 Dicembre dell'anno in cui è stata effettuata la richiesta,  come  Associato  Tesserato senza diritto di voto all'associazione  Systemout , art. 4 e 5 dello statuto sociale   di cui il richiedente  dichiara di accettare senza riserve ed eccezioni alcuna  lo statuto  ed il codice etico vigenti   che possono essere richiesti sul sito internet dell'associazione www.systemout.org

Art. 4   Le opere  presentate al KOQIX INDIE FEST festival rimarranno negli archivi  della associazione Systemout che ne garantirà  la non  diffusione a terzi  salvo previo accordo degli aventi titolo, fatto salvo quanto previsto agli articoli 5 e 6 di questo  regolamento. I dati  personali dei partecipanti saranno conservati per due anni e gestiti secondo le disposizioni  vigenti della legge Europea; Ai sensi del UE 2016/679 in materia di codice della privacy si comunica che i dati identificativi personali saranno trattati ai soli fini del progetto o dell’attività indicati nel presente regolamento. Ogni soggetto ha la facoltà di richiedere in forma scritta attraverso l'indirizzo info@systemout.org  la rettifica, l’aggiornamento o cancellazione dei propri dati personali. Titolare del trattamento dei dati e’ l’Associazione Systemout, con sede in Via dei Giardini,10 - 10023 Chieri - Torino, nella persona del legale rappresentante pro- tempore Sig. Mauro Russo. Con l’iscrizione al  festival il partecipante   consente   di poter essere destinatario di successive comunicazioni relative alla attività dell' associazione Systemout tramite email.

Art.5   Con l'iscrizione al festival KOQIX INDIE FEST il partecipante autorizza l'associazione Systemout a rendere disponibile per le opere selezionate o premiate, la Scheda Film redatta sulla base delle principali informazioni relative all'opera, fornite dal partecipante  al momento dell'iscrizione sulle diverse piattaforme. Tali schede film potranno altresì essere rese disponibili sui siti web gestiti dall'associazione Systemout, come pure sui relativi spazi ( pagine e gruppi) presenti sui diversi social network.
In caso il  festival preveda la  proiezione dei film  selezionati  o premiati,   il partecipante con l’iscrizione al festival   concede l' autorizzazione gratuita all’associazione    per  effettuare,  nel contesto delle iniziative del  festival,  una proiezione al pubblico  del film  presentato.  Il partecipante , in    caso di proiezione   di un suo film,  si da disponibile  a fornire i dati  personali e dell’opera  necessari  per soddisfare gli adempimenti  di legge.   Tali dati  dovranno essere comunicati tramite l'apposito formulario che sarà inviato agli interessati.

Art. 6 La presentazione delle opere al KOQIX INDIE FEST festival potrà iniziare il 22 - Aprile - 2019 e dovrà avvenire entro il  01 - Aprile - 2020 attraverso una delle piattaforme sopra citate.
Entro il 10 Aprile 2020  le opere presentate verranno  selezionate da una giuria  qualificata   per   definire, a suo insindacabile giudizio, l’elenco dei finalisti delle categorie di cui all’art.7 che parteciperanno all'evento live.
Sul  sito www.filmfestivalevent.com, per le opere selezionate verranno rese disponibili una sintesi delle informazioni comunicate all'atto dell'iscrizione, più sopra chiamate Schede Film.
I  nomi dei  vincitori nelle diverse categorie verranno annunciati sul sito internet del festival www.filmfestivalevent.com , sui social media del festival; Facebook, Instagram, etc e  all' indirizzo e-mail fornito  dal partecipante  sulla  piattaforma in fase di iscrizione.

Art. 7  Il festival KOQIX INDIE FEST festival prevede un evento Live pubblico, con proiezione e/o premiazione dal vivo delle opere vincitrici,  più eventuali  altre opportunamente scelte.
All’evento  saranno invitati i partecipanti coinvolti, la stampa e il pubblico.
L'associazione  non può garantire  rimborsi di sorta  per viaggi o soggiorni  degli  invitati alla presentazione live.